Policy Aveio AV-Teknik

1.1 Arbetsmiljöpolicy

Vi är varandras arbetsmiljö! Arbetsmiljöarbetet är en för företaget och de anställda gemensam angelägenhet och ska bedrivas i samverkan och där alla har ansvar att medverka.

Arbetsmiljön i vår verksamhet ska vara sådan att vi inte drabbas av ohälsa eller kommer till skada på grund av arbetet. En god arbetsmiljö bidrar till att vi trivs och mår bra vilket i sin tur bidrar till att vi kan prestera för att nå de visioner och mål som vi vid var tid ställer upp.

Vi accepterar ingen form av kränkande särbehandling såsom mobbning eller trakasserier på vår arbetsplats. Skulle det ändå förekomma ska våra skriftliga rutiner för hantering av kränkande särbehandling följas.

  • Vi bidrar till en god arbetsmiljö genom:
    att arbetsmiljöarbetet är en naturlig del i allt vi gör och arbetsmiljöaspekter beaktas i alla beslut som fattas samt i de aktiviteter som genomförs liksom vid förändringar av verksamheten
  • att vi följer fastslagna rutiner för vårt systematiska arbetsmiljöarbete och därmed regelbundet följer upp den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön
  • att våra chefer, medarbetare och skyddsombud har rätt kunskaper, kompetens, resurser och befogenheter för att kunna verka för en bra och säker arbetsmiljö
  • att alla anställda får den introduktion och utbildning de behöver för att kunna arbeta säkert
  • att ansvar och befogenheter på alla nivåer är klart formulerade
  • öppenhet, dialog, delaktighet, respekt för varandra och personligt ansvar
  • att vid behov ta hjälp av företagshälsovården eller annan extern expertis
  • vårt rehabiliteringsarbete ska präglas av att vi agerar tidigt om någon drabbas av sjukdom med målet att alla ska återvända i arbete
  • att vi följer aktuell arbetsmiljölagstiftning och arbetar med ständiga förbättringar av arbetsmiljön att motverka och förebygga sexuella trakasserier

Här följer en definition av sexuella trakasserier:

  • ovälkomna förslag eller krav på sexuella tjänster
  • oönskad fysisk kontakt
  • ovälkomna sexuella anspelningar, blickar, visslingar och kommentarer om utseende
  • könsord, pornografiska bilder och nedsättande skämt om det kön du tillhör

Vart kan du vända dig?

  • till din närmaste chef
  • till ditt skyddsombud på arbetsplatsen
  • till facket
  • via en anmälan till Diskrimineringsombudsmannen

Aktuellt
Under hösten 2020 återvänder många medarbetare i små och medelstora företag till sina kontorsmiljöer. Det här ställer stora krav på företag att kunna erbjuda medarbetare säkra arbetsmiljöer. Covid-19 är ett virus som inte försvinner. Vi kommer som samhälle att tvingas lära oss att leva med det under lång tid, privat och på jobbet. För Aveio AV-Teknik AB är arbetet med att säkra arbetsmiljön helt central. Aveio AV-Teknik AB har därför vidtagit en rad åtgärder i syfte att skydda medarbetare och verksamhet.

Riskbedömning av arbetsmiljön
Det ingår i Aveio AV-Teknik AB:s arbetsgivaransvar att bedöma potentiella risker för skada och sjukdom kopplat till arbetsmiljön. Riskbedömning är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. En risk kan här definieras som sannolikheten för att en farlig händelse eller exponering ska inträffa och konsekvenserna av om det inträffar, i form av skada eller ohälsa.

Covid-19 har bidragit till att Aveio AV-Teknik AB utvecklat arbetet med att skapa en säker arbetsmiljö. Information för hur vi motarbetar smitta, och gör det svårt för den att spridas mellan människor, är nu en naturlig del av Aveio AV-Teknik AB:s arbetsmiljöarbete. Målet är även här att minimera risken att medarbetare utsätts för smittorisker under arbetstid

Exempel på faktorer som ingår i en riskbedömning

  • definitioner av vad som är en risk
  • vad är en riskbedömning?
  • arbetsgivaransvaret
  • aktiviteter i det systematiska miljöarbetet
  • därför är det viktigt att göra en riskbedömning
  • viktiga förutsättningar för arbetsmiljöarbetet

Mer detaljerade beskrivningar av arbetet med riskbedömning finns på Arbetsmiljöverkets samlingssida: https://www.av.se/arbetsmiljoarbete-och-inspektioner/arbeta-med-arbetsmiljon/systematiskt-arbetsmiljoarbete-sam/riskbedomning/

1.2 Integritetspolicy

För Aveio AV-Teknik AB är personlig integritet viktigt. Vi eftersträvar en hög nivå av dataskydd. I denna policy förklarar vi hur vi samlar in och använder personuppgifter. Vi beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande.

Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter. Kontaktuppgifter står sist i denna text.

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter
Personuppgifter är alla uppgifter om en levande fysisk person som direkt eller indirekt kan kopplas till den personen. Det handlar inte bara om namn och personnummer utan även om till exempel bilder och e-postadresser.

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna i IT-systemen, oavsett om det handlar om mobila enheter eller datorer. Det handlar om till exempel insamling, registrering, strukturering, lagring, bearbetning och överföring. I vissa fall kan även manuella register omfattas.

Vilka personuppgifter samlar vi in om dig och varför
Vi behandlar i huvudsak ditt namn, personnummer, adress och kontaktuppgifter, bankkonto för löneutbetalning samt uppgifter som du gett om närmast anhörig.

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna fullgöra våra skyldigheter enligt vårt anställningsavtal med dig och för att uppfylla regler i lag och kollektivavtal

Personuppgiftsbiträden
I en del situationer är det nödvändigt för oss att anlita andra parter. Till exempel olika IT-leverantörer för HR-system eller elektroniska körjournaler. De är då personuppgiftsbiträden till oss. Vi kontrollerar personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de garanterar säkerheten och sekretessen för personuppgifterna. När personuppgiftsbiträden anlitas sker det bara för de ändamål som är förenliga med de ändamål vi själva har för behandlingen

Aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga
Vi delar även dina personuppgifter med vissa andra aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga, till exempel myndigheter som Skatteverket, när vi är skyldiga att lämna ut sådana uppgifter med stöd av lag eller myndighetsbeslut. När dina personuppgifter delas med en aktör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den organisationens integritetspolicy och personuppgiftshantering.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter
Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Vissa uppgifter i bokföringen behöver på grund av lagstiftning till exempel sparas minst sju år.

Vad är dina rättigheter som registrerad
Som registrerad har du enligt gällande lagstiftning ett antal rättigheter. Du har rätt till att få ett utdrag som visar vilka personuppgifter vi har registrerade om dig. Du kan begära rättelse av felaktiga uppgifter och i vissa fall radering.

Kontakta oss vid frågor om hur vi behandlar personuppgifter
Om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter kontakta Kalle Wiik som är ansvarig för personuppgiftsfrågor.

Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid här på webbplatsen/i personalhandboken

Personuppgiftsansvarig
För de behandlingar som sker inom Aveio AV-Teknik ABs verksamhet är Kalle Wiik personuppgiftsansvarig.

Org.Nr 556802-4532
Aveio AV-Teknik AB
Fålhagsleden 57
753 23 Uppsala

Telefon 0184440099 | E-post

1.3 Kvalitetspolicy

Bakgrund
Företagets Kvalitetspolicy är framtagen på uppdrag av företagets styrelse och är ett dokument med riktlinjer avseende kvalitet och faktorer som påverkar kvaliteten. Alla inom företaget förväntas följa policyn, såväl anställda som styrelsemedlemmar.

Syfte
Målet med företagets kvalitetsarbete är nöjda kunder. Företagets namn skall vara förknippat med hög kvalitet vad gäller personal, produkter/tjänster och kundservice

Riktlinjer
Ledningen skall sätta klara kvalitetsmål som kommuniceras, följs upp och revideras regelbundet. Som hjälpmedel i kvalitetsarbetet använder företaget den internationella kvalitetsstandarden ISO 9001.

Kundtillfredsställelse
Vår främsta framgångsfaktor är nöjda kunder. Därför

  • utgår vi från vad som är bäst för kunden på lång sikt
  • är vi alltid samarbetsvilliga när det gäller våra kunder
  • visar vi upp vårt kunnande och ger ett kompetent intryck i kundens ögon
  • tillhandahåller vi säkra, tidsbesparande, lättanvända och prisvärda produkter och tjänster

Medarbetartillfredsställelse
En god och produktiv arbetsmiljö är en framgångsfaktor. Därför

  • arbetar samtliga medarbetare som ett lag där vetskap finns om den individuella arbetsinsatsens betydelse för helheten
  • tillgängliggörs kritisk information i syfte att arbete skall utföras med kvalitet och framgång
  • uppmärksammar och bekräftar vi framgång samt belönar framgång
  • tillser vi att rätt person är på rätt plats genom välplanerad rekrytering och vidareutbildning
  • följer vi vår värdegrund.

Ägartillfredsställelse
Nöjda ägare och värdeutveckling är en framgångsfaktor då det säkerställer företagets fortbestånd och tillväxt. Därför

  • ansvarar alla medarbetare för företagets långsiktiga överlevnad
  • är målbilden klar och kommunicerad
  • når vi alltid de uppställda målen.

Samhälle
Företaget ingår i ett större sammanhang. Därför

  • följer vi de lagar och förordningar som råder men även företagets etiska regler och policys
  • har vi kretsloppsbegreppet i åtanke vid beslut
  • minimerar vi negativ påverkan på luft, vatten och mark
  • minimerar vi förbrukning av vatten och energi

Ständiga förbättringar
Vår omvärldsmiljö och affärsidé kräver ständiga förbättringar i genomförandet. Därför

  • baserar vi våra beslut på fakta och mätningar
  • förbättrar vi kontinuerlig vårt kvalitetsledningssystem
  • gör vi rätt saker i rätt tid och på rätt sätt
  • arbetar vi proaktivt med att förebygga problem och risker
  • engagerar vi medarbetare och andra intressenter i det dagliga förbättringsarbetet i syfte att öka kundtillfredsställelsen.
1.4 Miljöpolicy

Bakgrund
Med miljö menas omgivning där organisationen verkar, omfattande luft, vatten, mark, naturresurser, flora, fauna, människa och samspelet mellan dessa (enligt ISO 14 001). Verksamheten ska präglas av ett förebyggande och återkommande miljöarbete, och ses som en ständigt pågående förbättringsprocess. Verksamheten ska vara föregångare i miljöarbetet, som ska bedrivas systematisk och strukturerat.

Syfte
Denna policy riktar sig till företagets medarbetare och syftet är att beskriva företagets miljöarbete utifrån vilka områden i arbetet som är viktiga med exempelvis vem som har ansvar för vad, vilka mål som finns för företagets miljöarbete och vilken struktur miljöarbetet har.

Riktlinjer

Principer och krav
En av principerna är utbytesprincipen, exempelvis att sämre teknik kontinuerligt byts ut mot bättre, mer miljöanpassad. Försiktighetsprincipen ska styra val av verksamheter som innebär stora risker och kretsloppsprincipen ska följas. Här ligger principen om avfallshierarkin till grund, vilken i sin tur grundar sig på EU:s ramdirektiv för avfall.
Lagar, föreskrifter och andra krav som är tillämpliga för verksamheten ska följas.
De föroreningar som verksamheten förorsakar, skall ständigt reduceras och nya föroreningar skall förebyggas.

Miljömål
Mål skall årligen sättas och omprövas. Mätning och redovisning görs regelbundet och utgör underlag för förbättringsarbetet.

Löpande miljöarbete
Miljöarbetet ska redovisas och dokumenteras väl så att det går att följa upp och tydligt utvärdera genom jämförelse med tidigare miljöutredningar.
Tydliga, regler, riktlinjer och rutiner ska tas fram för att samtliga medarbetare kan fatta så miljövänliga beslut som möjligt.
Miljöarbetet ska ingå i det dagliga arbetet och hänsyn till miljön ska tas vid varje beslut så att man verkar för en hållbar utveckling i samhället.
Verka för att vårt miljötänkande föregår med gott exempel mot våra kunder och leverantörer där målet är att så många som möjligt av företags leverantörer har ett aktivt miljöarbete.
Verksamheten ska ha ett nära samspel med kunder och övriga intressenter i miljöfrågor och på så sätt arbeta utifrån miljöhänsyn i alla led.
Det ska bedrivas ett internt miljöarbete som leder till ständiga förbättringar.
Affärsverksamheten ska bedrivas så att möjligheter och risker beaktas utifrån ett miljöperspektiv.

Kompetens
Personalen ska vara miljökunnig och ha en kontinuerligt pågående kompetensutveckling, som är relevant utifrån hur företagets verksamhet påverkar miljön.
Företaget ska ha ett utbildningsprogram för hur kompetensen på miljöområdet ska bibehållas samt utvecklas.

Resursanvändning
Tjänster och produkter ska vara anpassade för miljön med en resurssnål produktframställning.
Alla led, råvaru och produktförbrukning, transporter och avfall, ska hanteras på ett så miljövänligt sätt som möjligt.
Avfallsfrågan ska hanteras i linje med den så kallade avfallshierarkin.
Kemikalier ska i möjligaste mån undvikas och vi jobbar utifrån utbytesprincipen som handlar om att byta farliga kemikalier mot likvärdiga som är mindre farliga.

Klimatpåverkan
Arbetsplatser och lokaler ska vara miljövänliga och hushålla med energi och resurser, både när det gäller den inre som den yttre miljön.
Resor och transporter ska i möjligaste mån ske med miljövänliga alternativ för att minimera klimatpåverkan.
Företaget ska ha en modern och energisnål teknikpark samt all förnyelse av teknisk utrustning ska leda till en ständig uppgradering mot miljövänligare teknik.
Elektroniska möten ska ersätta fysiska när detta är möjligt utan att kvaliteten blir lidande

Genomförande och uppföljning
Miljöarbetet är en pågående process, en miljöutredning bör göras som sen utmynnar i en miljöredovisning vilken ligger som underlag för en handlingsplan. Processen kan utformas enligt följande punkter:

  • Hur ser vi på miljön? Vad är våra miljömål?
  • Hur går vi tillväga?
  • Hur ser företagets miljöpåverkan ut?
  • Vad ska göras för att minska miljöpåverkan?

Uppföljning av miljöarbetet görs årligen medan en ny utredning av miljöarbetet görs vart tredje år.

Ansvar
Cheferna ska ansvara för att medarbetarna är informerade om vad policyn innebär och ge personalen möjlighet att efterleva den. De ska också ha som mål att få medarbetarna att känna ansvar och verka för förebyggande miljöarbete. Medarbetarna ska uppmanas att bidra med kreativa lösningar inom miljöområdet. Yttersta ansvaret ligger hos styrelsen/ledningen.

1.5 Alkohol & drogpolicy

Inledning
En genomtänkt alkoholpolicy är ett stöd för chefer som ska hantera misstänkt alkoholproblem hos en medarbetare. Aveio AV-Teknik arbetar förebyggande med att ge våra medarbetare insikt i risker kopplade till alkohol, ställa tydliga krav, samt genom att säkerställa att våra chefer och medarbetare har tillräcklig kunskap för att se tidiga signaler på både alkohol- och drogmissbruk.

Vårt mål är att Aveio AV-Teknik ska vara en helt alkohol- och drogfri arbetsplats och vi arbetar därför aktivt för att förhindra risk- eller missbruk och för att stötta de medarbetare som har problem med alkohol och droger.

Övergripande målsättning
Vi strävar efter en alkohol- och drogfri arbetsmiljö där resultat, trygghet, hälsa och trivsel inte riskeras på grund av missbruk av alkohol eller andra droger. Eventuella alkoholproblem ska fångas upp tidigt för att alla anställda ska ges bra förutsättningar till rehabilitering.

Ansvar
Chefen har ett ansvar att arbeta förebyggande, uppmärksamma tidiga signaler och agera. Chefen ska själv föregå med gott exempel. Vid misskötsamhet ska chefen snabbt påtala händelsen och därefter tydliggöra behov av fortsatta krav och åtgärder. Vid misstanke om alkohol- eller drogmissbruk kontaktas HR/Personalansvarig . Vid behov anlitas extern samarbetspartner/företagshälsa för att utreda rehabiliteringsbehovet och upprätta rehabiliteringsplan.

Medarbetaren ansvarar för att följa de regler som finns på arbetsplatsen vilket innebär nolltolerans mot alkohol och droger. Medarbetaren ska också medverka i den egna rehabiliteringen samt följa upprättade åtgärdsplaner.

Chefer har en viktig roll i att göra policyn känd och att tydliggöra syftet. Alla ska medverka till att Företaget är en arbetsplats fri från risk- och missbruk, samt stötta medarbetare som har problem med alkohol och droger.

HR/Personalansvarig ansvarar för att stötta ansvariga chefer i alkohol- och drogrelaterade frågor. I detta uppdrag ligger också att ta fram relevant utbildnings- och informationsmaterial.

Det betyder att:

  • Nolltolerans gäller för alkohol- och drogpåverkan på arbetsplatsen. Detta innebär att alla medarbetare är nyktra på arbetstid samt avstår från all icke medicinsk användning av narkotikaklassade preparat.
  • Såväl chefer som medarbetare har ansvar för att uppmärksamma tidiga signaler och påtala misskötsamhet/störningar.
  • Chefen ansvarar för att arbetsplatsen är säker och har därmed mandat att bedöma tjänstbarhet. Alkohol- eller drogpåverkade medarbetare ska omedelbart skickas hem under ordnade former.
  • Medarbetaren är skyldig att medverka i sin egen rehabilitering, annars riskeras en omprövning av anställningen.

Personalfester, konferenser, avtackningar och representation
Restriktivitet gäller. Undantag från regeln om nolltolerans kan förekomma på jobbtillställningar såsom personalfester och vid representation och ska då vara godkänt av ansvarig chef. Den som ansvarar för tillställningen ska då se till att alkoholfria alternativ finns.

Vad gäller representation och andra mötet i tjänsten ska ingen anställd behöva dricka alkohol.